イベント運営管理代行における、多くの経験と集積データに基づき、お客様にとって最も効果の高いイベントを企画します。また、輸送からレポートの作成まで、イベントにかかる諸々の業務を一貫して請け負うことができるため、トータルコストを抑えることが可能です。柔軟な対応が必要となる現場で、頼りになるのはやはり豊富な経験です。イベント開催をお考えの企業様はぜひご相談ください。
サービス内容
- イベント企画
- イベント運営管理代行
- 作業スタッフ・コンパニオンの手配
- 輸送
- 機材・備品・消耗品の手配
- 機材の設置・設営
- 商品や資材の保管
- 宿泊手配
- ゴミの回収処理
- データ管理・報告レポート作成 など
イベント運営管理代行 作業フロー
こちらの作業フローは一例です。スケジュールは、お客様のご依頼内容に合わせて調整します。
- イベント内容の打合せ
イベント主催企業様とイベントの内容や必要な作業について、綿密に打ち合わせします。集積データに基づき、コストやスケジュールについて最適なプランを提案します。
- イベント会場の下見
イベント会場を下見し、会場の管理責任者様と設営場所やスケジュールなどについて打ち合わせします。ここで、会場の規模と参加人数を確認し資材等の必要量を試算します。
- 社内ミーティングと機材・スタッフの手配
社内で、当日の段取りなどについて打ち合わせした結果に基づき、必要な機材やスタッフ等を手配します。スタッフは、イベント参加者からの質問に備え、一定レベル以上の商品知識を習得します。
- 機材・資材の輸送
数量を確認しながら機材・資材を車両に積み込み、現場へ輸送します。
- 搬入・会場の設営
経験豊富なスタッフが丁寧に効率よく機材・資材を搬入し、会場を設営します。
- イベント運営補助
イベント開催中は、配布グッズの補充やスタッフによる参加者の応対などを行い、イベントの円滑な進行を補助します。
- 搬出・輸送
イベント終了後、スピーディーに機材・資材を撤去し倉庫に輸送します。
- 機材・資材の倉庫保管
余った資材や配布グッズをカウントし、「商品在庫表」を作成してイベント主催企業様へ提出します。また、機材・資材は弊社倉庫にて保管・管理します。
- 報告レポート作成
グッズの配布数量や参加人数などの実績データをまとめて「報告レポート」を作成し、イベント主催企業様へ提出します。この報告書により、次回以降のイベント開催がよりスムーズになります。